仕事の速い人が必ず行っている、上手な書類整理の7つの基本

仕事の速い人が必ず行っている、上手な書類整理の7つの基本
会社のデスクが書類だらけで作業スペースがない、必要な書類がどこにあるかわからない、なぜか仕事の進行が進まない、という方はデスクの書類整理から始めることをおすすめします。仕事の速い人は、書類の分類分け、書類整理、優先順位の付け方が非常に上手なのです。

仕事の早い人はどのようなルールで書類整理をしているのでしょうか。仕事の早い人が必ず行っている、上手な書類整理の基本を7つご紹介します。



 

仕事の速い人が必ず行っている、
上手な書類整理の7つの基本

 

その1:書類を進行別に3つに分ける


書類や資料を進行度合いによって大きく3つに分類しましょう。1つは現在手がけているプロジェクトやこれから始める仕事のための書類や資料です。これを「進行中」のフォルダに入れましょう。その中でも未処理の書類に関しては別にわかりやすくまとめておくと良いでしょう。

次に、既に終了しているプロジェクトや案件に関しては「終了」フォルダにまとめましょう。この資料はすぐに使う可能性は低いため、デスクの奥の方かもしくは離れた書棚に保管しておくのも良いでしょう。

3つ目に今後使う可能性がある書類や、参考としてよく見直す書類に関しては「参考」書類としてまとめておきましょう。

 

その2:書類は立てて収納する


書類は横にして保管すると意外と場所をとりますし、下の方は取り出しにくいという欠点があります。そこで書類は縦にして保管することで取り出しやすく、場所もとらないようにすることができます。

この際に活躍するのがA4サイズのクリアファイルと封筒です。よく使うものや、提出する必要のある書類はクリアファイルや封筒にまとめて保管しましょう。立てて保管した方が取り出しやすく使いやすいことに気付くはずです。

 

その3:ファイルを使って保管する


一度に何件もの案件を抱えている人であれば尚更ですが、案件ごとに書類整理することをおすすめします。この資料は何の案件の書類なのかを確認するだけ手間と時間をムダにします。最初から書類が案件ごとにまとまっていれば書類を探すことも保管することも簡単になるでしょう。

その際、ファイルを用いるとより保管しやすくなります。ファイル保管をすることで過去の案件を検索する際にも役立ちます。ファイルにはチームの誰もがわかるようにタイトルをつけると自分が不在の際にも指示を出しやすくなります。

 

その4:見出しをつける


ファイルに保管しても、ファイルの中身がぐちゃぐちゃだと、書類を探しにくい上、必要な書類が入っているのかどうかわからなくなってしまいます。そこで、ファイルに見出し(インデックス)をつけることでより検索しやすいように書類整理を行いましょう。

この際に注意しておきたいことは、自分がわかるように整理するのではなく、他の人が見てもわかるように書類整理することです。「何のファイルのこの見出しの部分を確認して欲しい」と電話で指示を出せる状態かどうかを基準にすると良いでしょう。

 

その5:必要のない書類は破棄


資料はいつか役に立つのではないかと思い、なかなか捨てられないものですよね。しかし更新された書類や、修正されたもの、不要になった書類はとっておくことをせずに破棄することも書類整理には必要です。

この際に、破棄する書類の基準を決めておくと良いでしょう。参考用に付帯しただけの資料や、終了したものなど不要な書類は破棄してしまわないと保管場所に困ることになるでしょう。破棄の際はシュレッダーを使うなど、情報管理にも注意しましょう。

 

その6:紙で保管しない


書類整理の方法の一つに紙で保管しないという方法もあります。紙で保管するよりもデータで保管した方が遥かに多くの量を保管できますし、いざ必要になったときの検索も簡単です。紙でしか存在しない資料をスキャンしデータ保管する、古くなった書類は全てデータ保管に移行することで新たな書類整理を行うスペースが生まれます。チームのメンバーのみが入れるイントラネットのサーバー上で管理するのも方法の一つです。この方法であれば書類の共有化もはかることができます。

 

その7:定期的に書類の見直しをする


仕事ができる人は定期的に書類整理を行うばかりか、書類整理の見直しも行っています。定期的に書類整理を行うことは、新たなスペースを生む効果と、仕事の振り返りも行う効果があります。そして、捨てるか残すかの判断力も試される場にもなりうるのです。

目の前の仕事が忙しくて過去の書類まで手が回らないよという人は仕事のできない人です。あえて時間を作って書類整理という作業を行うことで、その後の仕事効率を高める事ができるのです。

 

以上7つの書類整理の基本をご紹介しましたがいかがでしょうか。本当に基本的なことではありますが、仕事が早い人は必ず書類整理を行っているものです。まずは基本的な書類整理法を身につけ、その後自分自身のやりやすいようにアレンジしていくのが良いでしょう。

 

まとめ

仕事の速い人が必ず行っている、上手な書類整理の7つの基本

その1:書類を進行別に3つに分ける
その2:書類は立てて収納する
その3:ファイルを使って保管する
その4:見出しをつける
その5:必要のない書類は破棄
その6:紙で保管しない
その7:定期的に書類の見直しをする